Czym jest ZAW-FA i do czego służy?
Poprzez ZAW-FA do korzystania z KSeF może być uprawniona tylko jedna osoba fizyczna. To ona pełni rolę administratora w systemie i może później nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie – np. za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF.
ZAW-FA, czyli zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), to dokument składany do urzędu skarbowego. Można powiedzieć, że stanowi pierwszy klucz do KSeF. Dzięki niemu podatnik formalnie wskazuje osobę, która jako pierwsza wejdzie do systemu – i będzie mogła obsługiwać faktury, zarządzać uprawnieniami oraz otwierać dostęp kolejnym użytkownikom.
Kto składa ZAW-FA?
Wyobraźmy sobie spółkę, która po raz pierwszy chce zalogować się do KSeF. Jej zarząd szybko odkrywa, że nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, więc nie ma jak się uwierzytelnić w systemie. Właśnie w takiej sytuacji sięga się po ZAW-FA – zawiadomienie, które pozwala wyznaczyć osobę fizyczną jako administratora i otwiera drogę do korzystania z KSeF.
ZAW-FA składa się po to, aby uwierzytelnić się w KSeF po raz pierwszy i ustanowić administratora. To rozwiązanie przewidziane jest dla podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy nie dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną i przez to nie mogą samodzielnie zalogować się do systemu.
Może to dotyczyć m.in.:
- spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi,
- jednostek samorządu terytorialnego (JST) – gmin, powiatów, województw,
- grup VAT (GV) – jeśli nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
ZAW-FA nie ma zastosowania w przypadku:
- samorządowych jednostek i zakładów budżetowych,
- urzędów gmin, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich,
- członków grup VAT,
- zakładów (oddziałów) osób prawnych i innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych podatnika.
W skrócie: ZAW-FA składa główny podatnik (np. spółka, JST, GV bez pieczęci elektronicznej). Nie składają go jednostki wewnętrzne ani członkowie GV.
Jakie uprawnienia nadaje ZAW-FA?
Administrator wyznaczony w ZAW-FA dostaje pełen dostęp do systemu i decyduje, kto jeszcze będzie z niego korzystał. Zyskuje uprawnienia m.in. do:
- zarządzania uprawnieniami,
- wystawiania faktur,
- dostępu do faktur,
- zarządzania jednostkami podrzędnymi,
- wykonywania operacji egzekucyjnych (jeśli podatnik zaznaczy w ZAW-FA status „organ egzekucyjny”).
Dodatkowo administrator ma dostęp do funkcji technicznych, takich jak:
- przeglądanie historii sesji,
- przeglądanie nadanych uprawnień.
Jak złożyć ZAW-FA?
1. W formie papierowej
To tzw. ścieżka awaryjna, przeznaczona dla podmiotów, które nie mają możliwości złożenia dokumentu elektronicznie. W takim przypadku formularz należy dostarczyć do właściwego urzędu skarbowego.
2. Elektronicznie (zalecane)
Najwygodniej i najszybciej ZAW-FA złożysz online poprzez e-Urząd Skarbowy. Dokument musi być podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentacji – np. członka zarządu, wójta, burmistrza czy prezydenta miasta.
Szczegółowe omówienie każdego pola formularza znajdziesz w podręczniku KSeF 2.0 przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. Pamiętaj, że w ZAW-FA obowiązkowo wskazuje się adresy e-mail:
- podatnika lub podmiotu, który nadaje albo odbiera uprawnienia,
- osoby fizycznej, której uprawnienia są nadawane lub odbierane.
Na te adresy system automatycznie wysyła powiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień – po tym, jak urząd skarbowy zatwierdzi zawiadomienie.
Uwaga: pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) nie uprawnia pełnomocnika do podpisania ZAW-FA w imieniu podatnika.
Kiedy zaczynają działać uprawnienia z ZAW-FA?
Złożenie zawiadomienia to jeszcze nie wszystko. Uprawnienia stają się aktywne dopiero wtedy, gdy urząd skarbowy zweryfikuje i zatwierdzi dokument.
Urzędnik sprawdza przede wszystkim:
- poprawność formalną zawiadomienia,
- liczbę wymaganych podpisów osób uprawnionych do reprezentacji.
Jeśli pojawią się błędy lub wątpliwości, urząd skontaktuje się z podatnikiem w celu ich wyjaśnienia. Dopiero po pozytywnej weryfikacji zawiadomienie zostaje zatwierdzone, a uprawnienia – aktywowane w systemie KSeF.
Podsumowanie
ZAW-FA to dokument, bez którego wiele firm nie mogłoby rozpocząć pracy w KSeF. To pierwszy krok do uruchomienia systemu: wyznacza administratora, daje mu szerokie uprawnienia i otwiera drogę do nadawania kolejnych dostępów. Wdrożenie KSeF to dla wielu firm duża zmiana. Jeśli masz pytania lub chcesz przejść proces bezpiecznie i sprawnie, skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy przygotować Twoją firmę do KSeF.
