Faktury to codzienność każdej firmy. Kiedyś lądowały w segregatorach, krążyły w kopertach albo ginęły w skrzynkach mailowych. Dziś coraz częściej funkcjonują wyłącznie w formie elektronicznej. A skoro mamy elektroniczne faktury, to także ich obsługa powinna odbywać się w pełni cyfrowo – właśnie tu kluczową rolę odgrywa obieg dokumentów. Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wchodzimy w nową erę rozliczeń. Faktury otrzymują unikalne numery i trafiają bezpośrednio do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. To ogromna zmiana w sposobie pracy przedsiębiorstw. Ale żeby KSeF działał nie tylko jako obowiązek prawny, lecz także realne wsparcie w codziennym biznesie, każda firma potrzebuje sprawnego, elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki niemu faktura nie tylko spełnia wymogi prawa, ale też płynnie przechodzi przez wszystkie etapy życia w organizacji – od wystawienia, przez akceptację, aż po rozliczenie i archiwizację.
Dlaczego KSeF potrzebuje obiegu dokumentów
Właśnie dlatego tak ważne jest, aby korzystać z oprogramowania zintegrowanego z KSeF. Dzięki temu faktury automatycznie trafiają do systemu, przechodzą przez ustalone ścieżki akceptacji i od razu są wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Firma zyskuje pełną kontrolę nad dokumentami bez żonglowania mailami, plikami czy ręcznymi notatkami.
A co jeśli obieg dokumentów nie będzie wdrożony? Wtedy cała odpowiedzialność spada na księgowość. Księgowa musi pobierać z KSeF całe paczki nieopisanych faktur handlowych czy towarowych i samodzielnie dochodzić, czego one dotyczą. To oznacza czasochłonne sprawdzanie:
- do jakiego zamówienia przypisać fakturę,
- który dział ją zatwierdzi,
- kto w ogóle odpowiada za dany wydatek.
Bez obiegu dokumentów robi się z tego żmudna układanka, w której łatwo o błędy i opóźnienia. Z kolei zintegrowany system automatycznie „podsuwa” fakturę we właściwe miejsce – od razu wiadomo, kto ma się nią zająć i na jakim jest etapie.
Jak wygląda droga faktury w KSeF i w obiegu dokumentów?
Wystawienie
Wszystko zaczyna się od wystawienia faktury w systemie handlowym. Dokument zawiera najważniejsze dane: dane kontrahenta, kwoty, stawki VAT oraz termin płatności. To moment, w którym faktura pojawia się w elektronicznym świecie i rozpoczyna swoją podróż.
Akceptacja w firmie
Zanim faktura trafi do KSeF, musi przejść przez wewnętrzną ścieżkę akceptacji. Sprawdza ją księgowość, kierownik działu czy dział finansowy – każdy patrzy z perspektywy swojej odpowiedzialności. Dzięki temu firma ma pewność, że dokument jest kompletny i zgodny z obowiązującymi zasadami.
Wysłanie do KSeF
Dopiero po zatwierdzeniu faktura zostaje wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur. To krok, który sprawia, że dokument wchodzi do oficjalnego obiegu prawnego.
Numer KSeF
W KSeF każda faktura otrzymuje unikalny numer referencyjny. Od tej chwili staje się dokumentem „urzędowym”, widocznym także dla kontrahenta. To swoisty stempel potwierdzający jej ważność.
Obieg wewnętrzny
Nadanie numeru KSeF to nie koniec drogi. Faktura wciąż funkcjonuje w wewnętrznym obiegu dokumentów – może zostać powiązana z umową, projektem czy konkretnym zamówieniem. Dzięki temu łatwo ją później odnaleźć i rozliczyć.
Rozliczenie
Kolejny krok to księgowość. To tutaj monitoruje się płatności, kontroluje rozrachunki i dba o to, żeby wszystko zostało prawidłowo zaksięgowane.
Archiwum i historia
Na końcu faktura trafia do archiwum. Cała jej podróż – od wystawienia, przez akceptacje, wysyłkę do KSeF, aż po rozliczenie – zostaje zapisana w systemie. Dzięki temu w każdej chwili można sprawdzić, kto zatwierdził dokument i na jakim etapie się znajdował.
Jakie rozwiązania mogą w tym pomóc?
Na szczęście nie trzeba wszystkiego organizować ręcznie ani tworzyć procesów od zera. Na rynku dostępne są gotowe narzędzia, które łączą elektroniczny obieg dokumentów z obsługą KSeF.
- Elektroniczny Obieg Dokumentów – elastyczne narzędzie, które dopasowujemy do potrzeb konkretnej organizacji. Umożliwia łatwe śledzenie ścieżki faktury, szybkie akceptacje i automatyczną komunikację z KSeF.
- Symfonia eDokumenty + Symfonia KSeF – sprawdzone rozwiązanie, które automatyzuje obieg faktur i płynnie łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur.
Dzięki takim rozwiązaniom faktury same „znajdują drogę” – od wystawienia, przez akceptacje, po archiwizację – a firma zyskuje przejrzystość i oszczędność czasu. 
