Elektroniczny Obieg Dokumentów to intuicyjne narzędzie, które umożliwia pełne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Do lamusa odchodzą już segregatory pełne papierowych faktur, zalegające latami na półkach niejednej firmy. Obieg w formie elektronicznej, oszczędza przede wszystkim cenny czas pracowników oraz firmowy budżet. Pozwala również zapanować nad całą dokumentacją firmy, a nie tylko obiegiem faktur.
Głównym celem aplikacji jest usprawnienie przepływu dokumentów firmowych oraz ułatwienie wymiany informacji między pracownikami wykorzystującymi te materiały. Narzędzie umożliwia przypisanie każdemu z nich osobnych uprawnień, dzięki czemu poufne informacje są przechowywane i przekazywane w bezpieczny sposób. Dzięki temu rozwiązaniu dokumenty nie zgubią się i nie trafią w niepowołane ręce.
Automatyzacja procesów przetwarzania i rejestracji dokumentów znacznie przyśpiesza sam proces ich akceptacji. Elektroniczne archiwum ułatwia przechowywanie materiałów w jednym, bezpiecznym miejscu. Intuicyjna wyszukiwarka ułatwia znalezienie materiałów w systemie.
ZADBAJ O ZDROWIE PRACOWNIKÓW FIRMY I TWOICH KLIENTÓW!
WYELIMINUJ POTENCJALNE ŹRÓDŁO ZAKAŻENIA KORONAWIRUSEM,
JAKIM JEST OBIEG DOKUMENTACJI PAPIEROWEJ.
W trosce o zdrowie nas wszystkich oraz niezakłócony obieg informacji w firmie warto skorzystać
z aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów, która nie tylko wyeliminuje fizyczny kontakt z dokumentami i osobami je przekazującymi, ale również zapobiega sytuacji przymusowej kwarantanny dokumentów.
ZOBACZ FILM Z WDROŻENIA APLIKACJI
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
|
 |
Zalety• Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów w systemie;
|
|
Pełna kontrolaElastyczność systemu pozwala dostosować go do specyfiki każdej organizacji. Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów w systemie może odbywać się z każdego poziomu użytkownika, pomaga w tym rozbudowany system historii i metryki dokumentów. |
 |
|
 |
Elastyczna komunikacjaDzięki możliwości szybkiego dostosowania systemu, Nasza aplikacja współpracuje z oprogramowaniem niemal każdego producenta. |
|
Swobodny dostępDostęp do aplikacji jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej – dzięki temu działa na wszystkich urządzeniach. Aplikacja daje możliwość umieszczenia w chmurze, na własnym lub wydzierżawionym serwerze. |
|
|
|
|
Czytelny interfejsSystem umożliwia zdefiniowanie różnych opisów merytorycznych
|
|
System zarządzania dokumentacją pozwoli zapanować nad obiegiem i archiwizacją dokumentów w Twojej firmie!
Opis modułów aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów:
Moduł Faktura / Faktura ProForma z OCR – Moduł pozwala na procesowanie elektronicznej wersji dokumentu faktury oraz faktury proforma. Funkcjonalność modułu pozwala na obsługę dokumentu przez wiele osób, w dowolnie sformułowanym procesie. Wbudowany system rozpoznawania tekstu (OCR) ułatwia wprowadzanie danych z dokumentu do systemu oraz minimalizuje możliwość popełnienie błędów. Moduł pozwala łączyć dokumenty faktur ze sobą oraz wskazywać dokumenty korygujące. Moduł zawiera automatyczne klucze podziału faktury – na danym kontrahencie w systemie jesteśmy w stanie zapisać podział procentowy np. 50% oddział centralny; 30% produkcja; 20% magazyn. Po wywołaniu klucza na fakturze zostanie ona rozpisana według wskazanego klucza dla danego kontrahenta niezależnie od kwoty faktury. Wielowalutowość to funkcjonalność, która umożliwia pobieranie kursów dowolnej waluty i jest uwzględniona w tabelach NBP. Tabela z konkretnego dnia podpowiada się automatycznie na podstawie dat z faktury ale pozostaje możliwość zmiany daty tabeli kursów oraz wprowadzenie własnego kursu dla uprawnionych użytkowników. Ostatnim etapem procesu jest przeniesienie danych o dokumencie do systemu finansowo księgowego. Dodatkowymi funkcjami modułu:
- Integracja z systemem handlowo-magazynowym w ramach faktur magazynowych;
- Integracja z bankowością internetową za pomocą aplikacji „Nasz Bank”.
Moduł Wnioski zakupowe – Moduł pozwala na utworzenie procesu akceptacji wniosków zakupowych oraz ich klasyfikacje. Dzięki dedykowanemu procesowi jest w stanie dopasować się pod konkretne wymogi przedsiębiorstwa. Moduł daje możliwość przypisania ofert kontrahentów w ramach zakupu wskazanego we wniosku. W połączeniu z modułami Budżetowania, Zamówień oraz Faktur stanowi pełną obsługę procesu zakupowego w przedsiębiorstwie wraz z kontrolą wykorzystania budżetu.
Moduł Zamówienia – Moduł pozwala na obsługę dokumentów zamówień w formie elektronicznej. Zapewnia intuicyjną obsługę oraz wyszukiwanie dokumentów. Przypisywanie innych dokumentów takich jak np. faktury pozwala na szybką weryfikację realizacji zamówienia od strony finansowej.
Moduł Umowy – Moduł pozwala na akceptację oraz przechowywanie dokumentów umów. Dzięki niemu można uzyskać łatwy dostęp do elektronicznej dokumentacji wraz z opisami i komentarzami. Możliwość przypisywania innych rodzajów dokumentów takich jak Faktury wynikające z tytułu umowy lub wnioski zakupowe, z których wynika dana umowa, ułatwia codzienną pracę z dokumentacją. Tabela kluczowych dat i przypomnień umożliwia wskazanie kluczowych dat dla umowy lub innego dokumentu, w przypadku gdy daty te nie są powiązane z podstawowymi informacjami o dokumencie, takimi jak data rozpoczęcia i zakończenia umowy.
Przykład. Umowa rozpoczyna się 01.01.2023 i kończy 31.12.2023 ale w umowie został zawarty punkt, że do 31.06.2023 należy przedstawić zestawienie z połowicznego wykonania przedmiotu umowy. Taką datę możemy wpisać do tabeli a wskazania osoba otrzyma powiadomienie mailowe, że należy przygotować zestawienie do dnia 31.06.2023. To z jakim zapasem czasu takie powiadomienie będzie wysyłane też jest konfigurowalne.
Moduł Książka Odbiorcza – Moduł pozwala na prowadzenie książki odbiorczej w formie elektronicznej. Ułatwia to użytkownikom przekazywanie poczty drogą elektroniczną. Istnieje możliwość przypisania procesu przekazywania poczty oraz weryfikacji ewentualnych odpowiedzi na korespondencje. W połączeniu z Modułem książki Nadawczej pozwala również na łączenie dokumentów w sprawy, w ramach których prowadzimy korespondencje z interesantami.
Moduł Książki Nadawczej – Moduł pozwala na prowadzenie książki nadawczej w formie elektronicznej. Ułatwia to użytkownikom przekazywanie poczty w formie elektronicznej. Moduł ułatwia również pracę z pocztą lub kurierami umożliwiając generowanie listy nadawczej. W połączeniu z Modułem książki Odbiorczej pozwala również na łączenie dokumentów w sprawy w ramach, których prowadzimy korespondencje z interesantami.
Moduł Delegacji Krajowych – Moduł pozwala na wystawienie wniosku o delegacje krajową oraz jego akceptacje. Daje również możliwość przypisania kosztów delegacji przez osobę delegowaną, co w kolejnych kokach ułatwia rozliczenie kosztów delegacji oraz weryfikację pobranych zaliczek.
Moduł Budżety – Moduł pozwala na prowadzenie do systemu budżetu kosztowego przedsiębiorstwa. Budżety te mogą być podzielone na poszczególne okresy oraz pozycje. Moduł daje również możliwość wprowadzania korekt do budżetu wraz z zapisywaniem historii tych zmian. W połączeniu z modułami Wniosków Zakupowych, Zamówień oraz Faktur stanowi pełną obsługę procesu zakupowego w przedsiębiorstwie wraz z kontrolą wykorzystania budżetu.
Moduł Urlopy – Moduł urlopów pozwala na składanie przez pracowników wniosków urlopowych w formie elektronicznej. Podczas składana wniosku mają oni możliwość podglądu przysługujących im pozostałych dni urlopowych, w podziale na poszczególne kategorie. Wnioski mogą być następnie akceptowane przez upoważnione osoby. Moduł wyposażony jest w funkcjonalność zastępstwa, która pozwala na wskazywanie osoby zastępującej nieobecnego. Pozwala to na zniwelowanie zatorów w akceptacji dokumentów. Moduł obsługuje różne wymiary oraz formy zatrudnienia. Działa w integracji z systemem Symfonia Kadry i płace lub samodzielnie. Posiada również możliwość wymiany plikowej z innym oprogramowaniem kadrowym.
Integracja z podpisem kwalifikowanym – Pozwala na podpisywanie dokumentów przez uprawnionych użytkowników systemu bez potrzeby pobierania dokumentów oraz ponownego ich wprowadzania do systemu.
Integracja z Symfonia Handel – Integracja pozwala na przekazywanie dokumentów kosztowych magazynowych do systemu Symfonia Handel. Ułatwia to znacząco tworzenie dokumentów oraz wprowadzania towarów na kartotekę magazynową.
Integracja z bankowością internetową za pomocą aplikacji Nasz Bank – Integracja pozwala na tworzenie paczek przelewów za faktury nie znajdujące się w systemie finansowo księgowym jak np. FV Proforma (Nasz Bank standardowo obsługuje faktury z systemu finansowo księgowego). Przyśpiesza to znacząco proces płatności oraz eliminuje ewentualny błąd ludzki.
