Zrozumieć KSeF

Co oznacza wprowadzenie KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza Ministerstwa Finansów, która pozwala na odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych przez przedsiębiorców. Tym samym, każda generowana przez przedsiębiorcę e-faktura, będzie trafiała przez KSeF do odbiorcy. E-Faktura (nie należy utożsamiać jej z fakturą elektroniczną) jest to faktura ustrukturyzowana w formacie xml, wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym przez KSeF numerem identyfikacyjnym. Zbudowana wg wzorca przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Będzie zawierać pola obowiązkowe oraz dodatkowe występujące w obrocie gospodarczym. W skrócie, KSeF łączy firmy, zapewnia powszechną i nadzorowaną przez ministerstwo wymianę faktur elektronicznych. Każdy z przedsiębiorców będzie posiadał w KSeF „swoją skrzynkę” gdzie z jednej strony będzie wprowadzał faktury dla swoich kontrahentów a z drugiej strony będzie odbierał faktury przeznaczone dla swojej firmy.

Ustawa nie przewiduje wyjątków w obligatoryjnym używaniu KSeF. Oznacza to, że wszystkie faktury wystawiane przez firmy będą musiały przejść przez system KSeF w postaci ustrukturyzowanej i być tam zarejestrowane (otrzymać numer identyfikacyjny). Wystawca faktury będzie mógł wysłać nabywcy wydruk faktury ustrukturyzowanej wraz z numerem identyfikacyjnym, ale nie będzie to niezbędne. Nabywca będzie mógł pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF.

Problemy jakie rodzi odbieranie wszystkich faktur w jednej skrzynce KSeF:

• Trudno w tej sytuacji o spersonalizowany dostęp do faktur zakupu. Każda upoważniona do KSeF osoba widzi wszystkie faktury bez wyjątku np. faktury osób zatrudnionych na umowę między firmami;
• Faktury zakupu są wyrwane z kontekstu biznesowego np. faktury pracownicze, koszty hotelu. Nie wiadomo, którego z pracowników dotyczą. Faktura jest ogólna dla firmy. Nie wiadomo jak dalej procedować. Faktura nie ma materialnej postaci. Żeby ją dalej procedować potrzebny jest elektroniczny system obiegu dokumentów;
• Brak załącznika do faktury ze szczegółami biznesowymi;
• Trudność identyfikacji fałszywych faktur w dużych organizacjach. Właściwy elektroniczny obieg dokumentów może umożliwić sprawny proces weryfikacji i akceptacji faktur;
• Nie ma czegoś takiego jak odrzucenie faktury z KSeF. Nie można składać reklamacji w KSeF. Nota księgowa zniknie z polskiego porządku prawnego. Niepoprawne faktury trzeba reklamować u wystawcy i domagać się korekty faktury w KSeF;
• Jak wczytać fakturę do ewidencji księgowej? Proces przyjęcia faktury na kontach może zostać zautomatyzowany. Księgowy będzie miał możliwość weryfikacji czy zapis został prawidłowo wykonany. Można automatyzować wiele procesów i zmniejszyć ilość pracy dzięki właściwemu oprogramowaniu księgowemu w połączeniu z systemem elektronicznego obiegu dokumentów.

Jakie inne problemy może wywołać obowiązek KSeF?

Dla przedsiębiorców, księgowych oraz biur rachunkowych przystosowanie do obowiązku Krajowego Systemu e-Faktur budzi obawy związane z wymaganiami i ograniczeniami jakie generuje KSeF:

• Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) musi posiadać konkretny format i wypełnione wszystkie pola obowiązkowe. Wystawienie takiej faktury ręcznie nie jest łatwe, raczej trzeba skorzystać z oprogramowania ułatwiającego spełnienie wszystkich wymogów e-Faktury. Pól do wypełnienia jest ogółem ponad 350 (pola obowiązkowe techniczne, merytoryczne, kontekstowe oraz pola nieobowiązkowe). Zapraszamy do zapoznania się z rozwiązaniami pozwalającymi sprawnie i bezbłędnie obsłużyć faktury ustrukturyzowane: Comarch ERP Optima KSeF, Symfonia KSeF.
• Brak informacji o fakturach do odebrania. Przedsiębiorcy muszą sami monitorować czy w KSeF nie czeka faktura do odebrania. Generuje to dodatkową pracę;
• Brak funkcji wykrywających błędy merytoryczne w fakturach w systemie KSeF. Jeśli faktura nie jest weryfikowana wcześniej to każdy błąd niezależnie od jego natury może zostać niewykryty w systemie KSeF;
• Po wysłaniu dokumentu nie ma możliwości jego cofnięcia, sprawdzenia czy poprawienia. Biorąc to pod uwagę konieczne jest znalezienie w przedsiębiorstwie sposobu na weryfikację faktury zanim trafi do KSeF. Każdy błąd zauważony później po zaakceptowaniu faktury w KSeF powoduje konieczność wystawiania w KSeF faktury korygującej. Rozwiązaniem może być wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów i odpowiednie ustawienia ścieżek przekazu i akceptacji dokumentów. Zobacz funkcjonalności Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz Symfonia Obieg Dokumentów;
• Wyzwanie stanowi przeprogramowanie w firmie procesu obiegu i akceptacji dokumentów. Wybranie upoważnionych do wystawiania i odbierania z KSeF faktur. W przypadku odbioru faktury ustrukturyzowanej z KSeF, w dużych organizacjach może wystąpić problem z identyfikacją dla jakiego działu, jednostki skierować dany dokument w celu sprawdzenia jego poprawności. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może usprawnić ten proces. Zobacz funkcjonalności Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz Symfonia Obieg Dokumentów;
• Brak możliwości podglądu faktury ustrukturyzowanej. System KSeF nie przewiduje innego widoku faktury niż format faktury ustrukturyzowanej xml, która z racji ilości obowiązkowych i dodatkowych pól nie wygląda podobnie do dokumentów do jakich przywykliśmy. Aby ułatwić wgląd w wystawiane i odbierane dokumenty firmy muszą stosować dodatkowe oprogramowanie. Dla oprogramowania Symfonia już teraz można testować Symfonia KSeF  oraz rozwiązania KSeF w Comarch ERP Optima.
• Faktury ustrukturyzowane przesyłane z błędami do KSeF nie będą akceptowane co będzie oznaczało w praktyce brak sprzedaży aż do momentu, kiedy prześlemy poprawnie wystawioną fakturę;

Z powyższych powodów ważne jest wybranie odpowiedniego Partnera dostarczającego oprogramowanie do obsługi KSeF, które ułatwi proces wglądu w faktury, obiegu i akceptacji dokumentów.