e-Doręczenia – wszystko o cyfrowej korespondencji

Nowa forma listu poleconego

Doręczenia elektroniczne, nazywane e-Doręczeniami to rozwiązanie, które docelowo ma zastąpić korespondencje pomiędzy państwem (m.in. Urzędami i sądami), a przedsiębiorcą. Z prawnego punktu widzenia e-Doręczenia są równoważne przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. W przypadku, gdy nie odbierzemy korespondencji, system automatycznie wysyła powiadomienie, które pełni rolę awiza. Następnie, po upływie dwóch tygodni od momentu otrzymania e-Doręczenia na naszą skrzynkę, system uznaje przesyłkę za doręczoną, niezależnie od tego, czy ją faktycznie otworzyliśmy, co jest określane jako tzw. „fikcyjne doręczenie”.

Kogo obowiązuje e-Doręczenie?

Rząd wprowadza obowiązek korzystania z e-Doręczeń stopniowo, zgodnie z  harmonogramem. Na chwilę obecną z e-Doręczeń muszą korzystać:

• Wszystkie podmioty publiczne (poza m.in. jednostkami samorządu terytorialnego, sądami, trybunałami czy komornikami, na których obowiązek zostanie nałożony od 1.10.2029)
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego
• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS lub CEiDG od 1.01.2025

Od dnia 1.04.2025 z e-Doręczeń powinny zacząć korzystać podmioty niepubliczne wpisane do KRS wcześniej niż 1.01.2025.

Od dnia 10.10.2025 Rząd nakłada obowiązek na podmioty niepubliczne wpisane do CEiDG do 30.12.2025 pod warunkiem, że nie dokonywano zmian we wpisie po 30.06.2025. Jeśli takie zmiany miały miejsce e-Doręczenia obowiązują od 1.10.2026.

Skróty, które warto znać:

1. ADE adres do doręczeń elektronicznych
2. BAE bezpieczne archiwum elektroniczne
3. RDE rejestr doręczeń elektronicznych
4. PURH punkt udostępniania historii
5. PURDE platforma usług rejestrowych doręczeń elektronicznych

Jak wdrożyć e-Doręczenia w firmie?

1. Złóż wniosek na stronie rządowej jako przedsiębiorca lub pełnomocnik firmy. Do podpisania wniosku będzie Ci potrzebne jedno z poniższych:

• • profil zaufany
  • e-dowód
  • podpis kwalifikowany
  • pieczęć elektroniczna

1. Wybierz administratorów skrzynki – pamiętaj, że administrator ma takie same uprawnienia jak właściciel adresu. W przyszłości możesz dodawać lub usuwać administratorów. W celu dodania administratora będziesz potrzebować jego PESEL lub identyfikator europejski oraz email.
2. Sprawdź poprawność wniosku i wyślij dokument. Jeśli składasz wniosek jako pełnomocnik dołącz potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo.
3. Po akceptacji wniosku powinieneś otrzymać dwa maile – z potwierdzeniem rozpatrzenia wniosku oraz mail od e-doręcz z instrukcją aktywacji konta. Możesz sprawdzić status wniosku ) po zalogowaniu się na edoreczenia.gov.pl w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń. UWAGA: Jeśli jeszcze nie dotyczy Cię obowiązek posiadania ADE, możesz aktywować konto dopiero 1.01.2025 roku.

Jeśli założysz adres e-Doręczeń i umieścisz go w bazie adresów elektronicznych to urzędy będą wysyłać korespondencję wyłącznie drogą elektroniczną

Wysyłanie e-Doręczenia jako nadawca

Jeśli chcesz używać e-Doręczeń zamiast tradycyjnych listów poleconych, musisz wybrać dostawcę. Kwalifikowani dostawcy usług (KDU) to podmioty, które posiadają uprawnienia do świadczenia kwalifikowanego dostarczania rejestrowanego doręczenia elektronicznego i które zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania. Listę KDU możesz znaleźć na stronie rządowej tutaj. Dostawca może pobierać opłatę za kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Czy warto korzystać z e-Doręczeń

e-Doręczenia mogą na pierwszy rzut oka wydawać się niepotrzebną komplikacją życia przedsiębiorców, jednak w szerszej perspektywie mają szereg zalet. Przede wszystkim są bezpieczne. System zabezpiecza treść listu, dzięki czemu odbiorca otrzymuje ten sam, niezmieniony dokument. Kolejnym aspektem związanym z bezpieczeństwem jest wiarygodność nadawcy i odbiorcy, ponieważ podczas nadawania i odbioru przesyłki obie strony są jednoznacznie identyfikowane. Następna zaleta to kontrolowanie przesyłki – etapy doręczenia są rejestrowane kwalifikowanym znacznikiem czasu, dzięki czemu możesz sprawdzać moment wysyłania lub odbioru wiadomości. Jednym najbardziej przemawiających argumentów jest oszczędność czasu. Po pierwsze, nie trzeba tracić czasu w placówce pocztowej, ponieważ wszystkie czynności wykonujesz zdalnie. Po drugie, jeśli zdarza Ci się jako przedsiębiorcy masowo czy cyklicznie wysyłać listy polecone e-Doręczenia można zautomatyzować samodzielnie lub za pomocą odpowiedniego programu.

Baza wiedzy

Przydatne materiały można pobrać na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy3

W razie pytań dotyczących e-Doręczeń możesz skorzystać z infolini (22 250 01 45) lub za pomocą formularza.