Co to jest elektroniczny obieg dokumentacji?
Elektroniczny obieg dokumentacji to nic innego jak system zarządzania obiegiem dokumentów przeniesiony do systemu informatycznego. Według Wikipedia.pl Elektroniczny obieg dokumentów potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu elektronicznego przepływu informacji.
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie to system zarządzania obiegiem dokumentów w wersji elektronicznej. Pozwala na usprawnienie obiegu dokumentacji, łatwą kontrolę dostępu do dokumentów w firmie, pozwala wyeliminować tradycyjny papierowy obieg dokumentów, co zapobiega ich zaginięciu i ułatwia archiwizowanie. System elektronicznego obiegu dokumentów znacząco przyspiesza proces przepływu dokumentów oraz ich akceptacji. Dokumenty takie jak faktury, listy obecności, wnioski, zamówienia, faktury, korespondencja znajdują się zawsze we właściwym miejscu dostępne dla odpowiednich działów i osób w firmie. Zarządzanie obiegiem dokumentów jest dużo łatwiejsze a ich obieg bezpieczny na każdym etapie.
Dlaczego warto wprowadzić Elektroniczny Obieg Dokumentów? Jakie są najważniejsze zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia stały dostęp do dokumentów.
Digitalizacja obiegu dokumentów zapewnia stały dostęp do dokumentów każdej osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia. Dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w przeglądarce internetowej na dowolnym typie urządzenia (na komputerze, telefonie czy tablecie). Pozwala to na pracę zdalną czy podgląd wybranych dokumentów w terenie (np. dokumentów zamówień czy sprzedaży przez handlowców).
Elektroniczne procesy obiegu dokumentów to oszczędność środków i czasu.
Tradycyjny obieg dokumentów do konieczność przechowywania wersji papierowych, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów oszczędzamy papier, likwidując segregatory oszczędzamy miejsce a co najważniejsze czas pracowników.
Sprawniejszy proces obiegu dokumentów
Przekazywanie i archiwizacja dokumentów biznesowych przebiega dużo szybciej i sprawniej. Każdy dokument wymagający akceptacji trafia bezpośrednio do właściwego działu i osoby. Akceptacja dokumentów jest szybka i bezpieczna (dokumenty są dostępne tylko dla uprawnionych osób). Elektroniczne dokumenty zawierają dodatkowe adnotacje i wskazówki, co należy z nimi zrobić.
Bezpieczeństwo procesu obiegu dokumentów na każdym etapie.
Bezpieczeństwo systemu obiegu dokumentów dzięki digitalizacji. Nie ma ryzyka utraty dokumentów, trafiają one do właściwych osób we właściwej kolejności. Obieg według ustalonych ścieżek pozwala na wyeliminowanie błędów archiwizacji i likwiduje ryzyko utraty dokumentów. Dokumenty w tradycyjnym papierowym obiegu dużo łatwiej mogą ulec zagubieniu lub błędnej klasyfikacji. Systemy elektronicznego obiegu dokumentacji nie popełniają błędów. Treść dokumentów jest bezpieczna i dostępna tylko dla uprawnionych osób.
Łatwy dostęp do właściwych dokumentów
Dostępność do wszystkich dokumentów w dowolnym momencie dla wszystkich uprawnionych osób na dowolnych urządzeniach (komputerze, tablecie, telefonie). Dokumenty są dostępne w przeglądarce internetowej, co umożliwia pracę w terenie lub pracę zdalną. Jednocześnie podnosimy poziom bezpieczeństwa gdyż dokument jest dostępny tylko dla uprawnionej osoby.
Szybki obieg akceptacji dokumentu i przyspieszenie procesów decyzyjnych
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala oszczędzać czas i przyspieszyć cały proces obiegu dokumentacji od wprowadzenia po akceptację i archiwizację. Tradycyjne papierowe wersje, są przekładane z biurka na biurko i wymagają uzgodnień np. telefonicznych. Elektroniczna wersja dokumentu przechodzi właściwą ścieżkę i trafia w odpowiedniej kolejności do właściwych działów, zawiera też wszystkie niezbędne dodatkowe informacje. Dostęp w czasie rzeczywistym do każdego dokumentu ułatwia procesy decyzyjne np. informacja o zatwierdzeniu zamówienia, obiegu faktur czy płatności za fakturę może być natychmiast dostępna dla działu handlowego.
Nie trzeba pilnować procesu akceptacji dokumentu. System sam przypomina o odpowiednich działaniach. Można zobaczyć przebieg obiegu dokumentu na każdym etapie procesu. Zarządzanie obiegiem dokumentów odbywa się za pomocą wygodnego w obsłudze panelu.
Jak rozpocząć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie?
Skontaktuj się z nami, przeprowadzimy proces, wdrożymy elektroniczne zarządzanie dokumentami i dostosujemy Elektroniczny Obieg Dokumentów do potrzeb twojej firmy. Wykonamy analizę obiegu dokumentów, aby odpowiednio ustawić automatyzację obiegu dokumentów. Tworzenie ścieżek obiegu dokumentów pozwala na dopasowanie procesu zarządzania obiegiem dokumentów do wymagań wewnętrznego obiegu dokumentów w firmie i standardów bezpieczeństwa.
Elektroniczny Obieg Dokumentów MAP to narzędzie, które umożliwia pełne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Do lamusa odchodzą już segregatory pełne papierowych faktur, obieg dokumentów firmy może być dostosowany do wymagań procesów biznesowych i połączony z pozostałymi systemami: finansowo-księgowymi, kadrowymi, handlowymi i magazynowymi. MAP solutions usprawnia systemy informatyczne firm od 1992 roku, znajdziemy rozwiązanie problemów zarządzania obiegiem dokumentów w Twojej firmie.
Przeczytaj o wszystkich modułach aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów
